Términos y Condiciones de Uso — Genos Billar Tools

Última actualización: 01/07/2026 Versión: 1.0

Los presentes Términos y Condiciones de Uso (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma Genos Billar Tools (en adelante, el "Servicio" o la "Plataforma"), un software de gestión operativa para billares y salones de juego ofrecido bajo modalidad de suscripción (Software como Servicio — SaaS).

El Servicio es prestado por Genos Billar Tools, sociedad identificada con NIT 1.067.949.287, con domicilio en KR 3cw #21-31, Montería, Colombia (en adelante, el "Proveedor").

Al registrarse, acceder o utilizar el Servicio, el usuario (en adelante, el "Cliente") declara haber leído, entendido y aceptado íntegramente estos Términos. Si no está de acuerdo, debe abstenerse de usar el Servicio.

1. Definiciones

• Cliente / Suscriptor: persona natural o jurídica que contrata una suscripción al Servicio.
• Cuenta: registro que identifica al Cliente y sus usuarios dentro de la Plataforma.
• Usuarios: personas autorizadas por el Cliente para acceder al Servicio bajo alguno de los roles disponibles (Administrador, Cajero, Mesera, entre otros).
• Plan: paquete de suscripción con límites definidos (número de administradores, cajas, cajeros y meseras) y un precio asociado a un período de facturación.
• Período de facturación: ciclo mensual, semestral o anual, según el Plan contratado.
• Contenido del Cliente: datos operativos cargados o generados por el Cliente (mesas, juegos, pedidos, inventario, ventas, personal, reportes, etc.).

2. Objeto y descripción del Servicio

Genos Billar Tools es un panel de administración web que permite gestionar en tiempo real la operación de billares: estado de mesas y partidas, pedidos de productos, caja y facturación de turnos, inventario, personal y reportes. El Servicio se presta "a través de la nube" y es accesible mediante navegador web.

El Proveedor podrá modificar, mejorar o descontinuar funcionalidades del Servicio, notificando previamente al Cliente cuando los cambios sean sustanciales.

3. Registro y cuenta

3.1. Para usar el Servicio, el Cliente debe crear una Cuenta y suministrar información veraz, completa y actualizada.

3.2. El Cliente es responsable de la creación y gestión de los Usuarios y de los roles que les asigne, así como de la confidencialidad de las credenciales de acceso.

3.3. El Cliente es responsable de toda actividad realizada bajo su Cuenta y la de sus Usuarios. Debe notificar de inmediato al Proveedor cualquier uso no autorizado a través de billartools@gmail.com.

3.4. El acceso es personal e intransferible. Está prohibido compartir credenciales con terceros ajenos a la operación del Cliente.

4. Reglas de uso

4.1. El Cliente se compromete a usar el Servicio de forma lícita y conforme a estos Términos y a la legislación colombiana.

4.2. Queda prohibido, de forma enunciativa y no taxativa:

• Usar el Servicio para fines ilícitos o no autorizados.
• Introducir malware, código malicioso o realizar ataques que afecten la disponibilidad o integridad de la Plataforma.
• Intentar acceder sin autorización a sistemas, cuentas o datos de otros clientes.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, salvo en la medida permitida por norma imperativa.
• Revender, sublicenciar, arrendar o explotar comercialmente el Servicio sin autorización escrita del Proveedor.
• Sobrecargar la infraestructura mediante uso automatizado no autorizado (scraping, bots).
• Cargar Contenido que infrinja derechos de terceros o normas vigentes.

4.3. El incumplimiento de estas reglas faculta al Proveedor a suspender o cancelar la Cuenta conforme a la cláusula 10.

5. Suscripción y funcionamiento

5.1. El acceso al Servicio requiere una suscripción activa asociada a un Plan.

5.2. Cada Plan define límites operativos (número máximo de administradores, cajas, cajeros y meseras) y un precio por período de facturación (mensual, semestral o anual).

5.3. La suscripción entra en vigencia una vez confirmado el pago del período contratado y se mantiene activa hasta la fecha de fin del período.

5.4. Si el Cliente requiere ampliar límites, deberá cambiar a un Plan superior; el cambio surtirá efecto conforme a la cláusula 6.

5.5. El Proveedor podrá ajustar los precios de los Planes. Todo cambio de precio será notificado con al menos treinta (30) días de anticipación y aplicará a partir de la siguiente renovación.

6. Formas de pago

6.1. El pago de la suscripción se realiza mediante transferencia bancaria o consignación a las cuentas informadas por el Proveedor, u otro medio de pago que el Proveedor habilite y comunique por escrito.

6.2. El Cliente debe reportar el comprobante de pago al Proveedor por los canales indicados. La suscripción se activa o renueva una vez el Proveedor verifica y confirma la recepción efectiva del pago.

6.3. Los precios están expresados en pesos colombianos (COP) e incluyen los impuestos aplicables, salvo indicación en contrario. El Proveedor emitirá la factura electrónica correspondiente conforme a la normativa tributaria vigente.

6.4. En caso de mora en el pago, el Proveedor podrá suspender el acceso al Servicio hasta la regularización, sin perjuicio del cobro de los valores adeudados.

7. Renovación

7.1. Dado que el pago se realiza de forma manual (transferencia/consignación), la suscripción no se renueva automáticamente con cargo a un medio de pago. Antes del vencimiento del período, el Proveedor notificará al Cliente para que realice el pago de renovación.

7.2. La renovación se hace efectiva cuando el Cliente paga el nuevo período y el Proveedor lo confirma. Si el pago no se realiza antes de la fecha de fin del período, el acceso al Servicio podrá quedar suspendido conforme a la cláusula 10.

7.3. El Proveedor conservará el Contenido del Cliente durante un período de gracia (ver cláusula 10.4) antes de proceder a su eliminación.

Nota: Si en el futuro se habilita un medio de pago con débito recurrente (renovación automática), estos Términos se actualizarán y el Cliente será informado del cambio, del monto y de la forma de cancelar la renovación antes de cada cobro.

8. Cancelaciones y reembolsos

8.1. El Cliente puede solicitar la cancelación de su suscripción en cualquier momento a través de billartools@gmail.com.

8.2. La cancelación surte efecto al finalizar el período de facturación ya pagado; el Cliente conserva el acceso hasta esa fecha.

8.3. Las condiciones de reembolso, retracto y devolución se rigen por la Política de Reembolsos y Cancelación de Suscripciones (documento independiente) y por el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011).

9. Obligaciones del Cliente

• Suministrar información veraz y mantenerla actualizada.
• Usar el Servicio conforme a la ley y a estos Términos.
• Obtener las autorizaciones necesarias de los titulares de los datos que cargue en la Plataforma (empleados, clientes finales), actuando como Responsable del tratamiento de dichos datos. El Proveedor actúa como Encargado (ver DPA).
• Pagar oportunamente la suscripción.
• Custodiar sus credenciales y las de sus Usuarios.

10. Suspensión y cierre de cuentas

10.1. Suspensión. El Proveedor podrá suspender temporalmente el acceso cuando: (a) exista mora en el pago; (b) se detecte un uso que viole estos Términos; (c) exista un riesgo de seguridad; o (d) lo exija una autoridad competente.

10.2. Siempre que sea posible, el Proveedor notificará la suspensión y su causa, y otorgará un plazo razonable para subsanar, salvo casos de riesgo grave o mandato legal.

10.3. Cierre. El Proveedor podrá cancelar la Cuenta ante incumplimientos graves o reiterados no subsanados. El Cliente puede cerrar su Cuenta solicitando la cancelación.

10.4. Conservación y eliminación de datos. Tras la terminación, el Cliente dispondrá de un período de gracia de treinta (30) días calendario para solicitar la exportación de su Contenido. Vencido dicho plazo, el Proveedor podrá eliminar el Contenido de forma definitiva, salvo la información que deba conservarse por obligación legal (por ejemplo, soportes tributarios y contables).

11. Propiedad intelectual

11.1. El Servicio, su código fuente, diseño, interfaces, marcas, logotipos y documentación son propiedad exclusiva del Proveedor o de sus licenciantes, y están protegidos por la legislación de derechos de autor y propiedad industrial.

11.2. El Proveedor concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el Servicio durante la vigencia de la suscripción, conforme al Aviso de Propiedad Intelectual (documento independiente).

11.3. El Contenido del Cliente es y seguirá siendo de propiedad del Cliente. El Cliente concede al Proveedor una licencia limitada para alojar, procesar y mostrar dicho Contenido con el único fin de prestar el Servicio.

12. Limitación de responsabilidad

12.1. El Servicio se presta "tal cual" y "según disponibilidad". Salvo lo establecido en el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), el Proveedor no garantiza que el Servicio esté libre de interrupciones o errores.

12.2. En la máxima medida permitida por la ley, el Proveedor no será responsable por daños indirectos, incidentales, lucro cesante, pérdida de datos o de oportunidades comerciales derivados del uso o imposibilidad de uso del Servicio.

12.3. La responsabilidad total y acumulada del Proveedor frente al Cliente, por cualquier concepto, no excederá el monto pagado por el Cliente durante los últimos doce (12) meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

12.4. Las limitaciones anteriores no aplican en casos de dolo, culpa grave o cuando la ley imperativa no permita su exclusión (por ejemplo, derechos del consumidor).

12.5. El Cliente es el único responsable de la exactitud de la información operativa, contable y tributaria que registre en la Plataforma. El Servicio es una herramienta de gestión y no reemplaza la asesoría contable, tributaria o legal.

13. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne al Proveedor frente a reclamaciones de terceros derivadas de: (a) el uso indebido del Servicio; (b) la infracción de derechos de terceros por el Contenido del Cliente; o (c) el incumplimiento de estos Términos o de la ley.

14. Disponibilidad y soporte

Los niveles de disponibilidad, tiempos de respuesta y soporte técnico se regulan en el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), aplicable especialmente a Planes empresariales.

15. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y, cuando el Proveedor actúe como Encargado del tratamiento por cuenta del Cliente, por el Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA), conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

16. Modificaciones a los Términos

El Proveedor podrá actualizar estos Términos. Los cambios sustanciales se notificarán con al menos quince (15) días de anticipación por correo electrónico o dentro de la Plataforma. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigencia implica su aceptación. Si el Cliente no está de acuerdo, podrá cancelar la suscripción conforme a la cláusula 8.

17. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia que no pueda resolverse de mutuo acuerdo se someterá a los jueces y tribunales competentes de Montería, Colombia, sin perjuicio de los derechos irrenunciables del consumidor.

18. Contacto

• Titular: Genos Billar Tools — NIT 1.067.949.287
• Domicilio: KR 3cw #21-31, Montería, Colombia
• Correo de soporte: billartools@gmail.com
• Teléfono / WhatsApp: 3001770181
• Sitio web: https://genosbillartools.pages.dev/

Política de Privacidad — Genos Billar Tools

Última actualización: 01/07/2026 Versión: 1.0

Esta Política de Privacidad describe cómo Genos Billar Tools, NIT 1.067.949.287, con domicilio en KR 3cw #21-31, Montería, Colombia (en adelante, el "Proveedor", "nosotros"), recopila, usa, almacena, comparte y protege los datos personales de quienes usan la plataforma Genos Billar Tools (el "Servicio").

Esta Política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales (Habeas Data) en Colombia.

Roles en el tratamiento de datos: - Respecto de los datos de nuestros Suscriptores (los billares clientes y sus representantes), el Proveedor actúa como Responsable del tratamiento. - Respecto de los datos que el Suscriptor carga en la Plataforma sobre sus empleados y clientes finales, el Suscriptor es el Responsable y el Proveedor actúa como Encargado, según lo regulado en el Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA).

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Genos Billar Tools
• NIT: 1.067.949.287
• Domicilio: KR 3cw #21-31, Montería, Colombia
• Correo para protección de datos: billartools@gmail.com
• Teléfono: 3001770181

2. Datos personales que recopilamos

Recopilamos las siguientes categorías de datos, según la relación con el titular:

2.1. Datos de cuenta y facturación (Suscriptores y sus usuarios)

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono / WhatsApp.
• Rol dentro del sistema (Administrador, Cajero, etc.).
• Sucursal o billar asignado.
• Datos de la empresa: razón social, NIT, dirección.
• Comprobantes y datos necesarios para la facturación (medio de pago: transferencia).
• Credenciales de acceso (la contraseña se almacena cifrada / con hash, nunca en texto plano).

2.2. Datos operativos cargados por el Suscriptor

El Suscriptor puede registrar datos de terceros para operar su billar, por ejemplo:

• Personal (meseras, cajeros): nombre, identificación interna, desempeño.
• Clientes finales / jugadores: nombre o alias registrado en una partida o cuenta.

Respecto de estos datos, el Suscriptor es el Responsable y debe contar con la autorización de los titulares. Nosotros los tratamos únicamente por instrucción del Suscriptor (ver DPA).

2.3. Datos técnicos y de uso

• Dirección IP y datos del dispositivo/navegador.
• Registros de acceso y actividad (logs) por motivos de seguridad y auditoría.
• Cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento y la sesión.

Datos sensibles: el Servicio no está diseñado para recopilar datos sensibles (salud, origen étnico, biométricos, etc.). El Suscriptor se obliga a no cargar este tipo de datos en la Plataforma.

3. Finalidades del tratamiento

Usamos los datos personales para:

1. Crear y administrar la cuenta y los usuarios del Suscriptor.
2. Prestar, mantener y mejorar el Servicio.
3. Gestionar la suscripción, los pagos y la facturación.
4. Brindar soporte técnico y atención al cliente.
5. Enviar comunicaciones operativas y transaccionales (avisos de vencimiento, cambios del Servicio, alertas de seguridad).
6. Garantizar la seguridad, prevenir fraudes y auditar el uso.
7. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
8. Enviar comunicaciones comerciales sobre nuestros productos, únicamente si el titular lo autoriza previamente.

No usaremos los datos para finalidades distintas a las autorizadas sin obtener una nueva autorización, cuando la ley lo exija.

4. Base legal / autorización

El tratamiento se fundamenta en la autorización previa, expresa e informada del titular, otorgada al momento del registro o de la contratación, así como en la ejecución del contrato de suscripción y en el cumplimiento de obligaciones legales del Proveedor.

5. Cómo protegemos los datos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación, entre ellas:

• Transmisión cifrada mediante HTTPS/TLS.
• Almacenamiento de contraseñas mediante funciones de hash.
• Autenticación por token de acceso en memoria y refresh token en cookie httpOnly; recuperación de contraseña mediante código OTP de un solo uso.
• Control de acceso basado en roles y permisos (superadmin, admin, cajero).
• Registros de auditoría de operaciones críticas.
• Copias de seguridad y controles de acceso a la infraestructura.

Ninguna medida de seguridad es infalible; el Proveedor no puede garantizar seguridad absoluta, pero se compromete a actuar con diligencia y a notificar los incidentes conforme a la ley.

6. Con quién compartimos los datos

No vendemos datos personales. Podemos compartirlos con:

• Proveedores tecnológicos (subencargados): servicios de alojamiento en la nube, infraestructura, correo transaccional y herramientas de soporte, que tratan los datos bajo nuestras instrucciones y con obligaciones de confidencialidad.
• Autoridades competentes: cuando exista una obligación legal o requerimiento válido.
• Terceros en operaciones societarias: en caso de fusión, adquisición o reorganización, manteniendo las obligaciones de esta Política.

Cuando la prestación del Servicio implique transferencia o transmisión internacional de datos (por ejemplo, servidores fuera de Colombia), se adoptarán las garantías exigidas por la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

En el archivo del DPA se mantiene la lista de subencargados actualizada.

7. Conservación de los datos

Conservamos los datos personales mientras exista la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos exigidos por obligaciones legales, contables y tributarias, o para atender eventuales reclamaciones. Cumplidos dichos plazos y finalidades, los datos se eliminan o anonimizan de forma segura. Ver también la cláusula 10.4 de los Términos y Condiciones (período de gracia de exportación).

8. Derechos de los titulares

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

9. Cómo ejercer sus derechos

El titular o sus causahabientes pueden ejercer sus derechos enviando una solicitud a:

• Correo: billartools@gmail.com
• Dirección física: KR 3cw #21-31, Montería
• Teléfono: 3001770181

La solicitud debe incluir: identificación del titular, descripción clara del derecho que desea ejercer y datos de contacto.

Plazos de respuesta (Ley 1581 de 2012):

• Consultas: máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más.
• Reclamos: máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más.

Si el Proveedor actúa como Encargado (datos cargados por un Suscriptor), remitiremos la solicitud al Suscriptor (Responsable) para su atención, y le prestaremos la colaboración necesaria.

10. Cookies

El Servicio utiliza cookies estrictamente necesarias para autenticar la sesión y garantizar el funcionamiento seguro (por ejemplo, la cookie httpOnly del refresh token). No utilizamos cookies de publicidad de terceros. El usuario puede configurar su navegador para bloquear cookies, entendiendo que ello puede afectar el funcionamiento del Servicio.

11. Menores de edad

El Servicio está dirigido a establecimientos comerciales y a sus trabajadores mayores de edad. No está dirigido a menores de edad ni recopilamos conscientemente sus datos.

12. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico o dentro de la Plataforma con al menos quince (15) días de anticipación, indicando la fecha de entrada en vigencia.

13. Vigencia

Esta Política rige a partir del 01/07/2026. Las bases de datos se conservarán conforme a lo indicado en la cláusula 7.

Política de Reembolsos y Cancelación de Suscripciones — Genos Billar Tools

Última actualización: 01/07/2026 Versión: 1.0

Esta Política regula las condiciones de cancelación de la suscripción y de reembolso de los pagos realizados por el uso de la plataforma Genos Billar Tools (el "Servicio"), prestado por Genos Billar Tools, NIT 1.067.949.287 (el "Proveedor").

Esta Política complementa los Términos y Condiciones de Uso y se interpreta conforme al Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) y demás normas aplicables en Colombia.

1. Naturaleza del servicio

Genos Billar Tools es un servicio de software por suscripción (SaaS). El Cliente paga por adelantado el acceso durante un período de facturación (mensual, semestral o anual). El pago se realiza mediante transferencia bancaria o consignación, y la suscripción se activa o renueva una vez el Proveedor verifica y confirma el pago.

2. Cancelación de la suscripción

2.1. El Cliente puede solicitar la cancelación en cualquier momento escribiendo a billartools@gmail.com desde el correo registrado en su cuenta.

2.2. La cancelación detiene las futuras renovaciones. El Cliente conserva el acceso al Servicio hasta la fecha de fin del período ya pagado; no se cobra el período siguiente.

2.3. Como el pago no es por débito automático, para no renovar basta con no realizar el pago del siguiente período; aun así, recomendamos notificar la cancelación para efectos de soporte y exportación de datos.

2.4. Tras la finalización, el Cliente dispone de un período de gracia de treinta (30) días calendario para solicitar la exportación de su información, según la cláusula 10.4 de los Términos y Condiciones.

3. Derecho de retracto (Ley 1480 de 2011, art. 47)

3.1. Cuando la contratación se realice por medios electrónicos (venta a distancia) y aplique el derecho de retracto, el Cliente podrá retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato.

3.2. Para ejercerlo, debe enviar la solicitud a billartools@gmail.com dentro del plazo. En caso de retracto válido, el Proveedor reembolsará la totalidad del dinero pagado en un plazo máximo de treinta (30) días calendario.

3.3. El derecho de retracto puede no aplicar cuando el servicio digital ya se ha comenzado a prestar y consumir de forma sustancial con el consentimiento del Cliente, en los términos de la ley.

4. Reversión del pago (Ley 1480 de 2011, art. 51)

Cuando el pago se realice por medios electrónicos y proceda la reversión legal (por ejemplo, fraude, operación no solicitada, o producto no recibido), el Cliente podrá solicitarla conforme a la ley. Dado que el medio de pago habitual es la transferencia bancaria, las solicitudes de reversión se atenderán coordinando con la entidad financiera correspondiente.

5. Política general de reembolsos

Salvo los casos legales de retracto y reversión (cláusulas 3 y 4), aplican las siguientes reglas:

6. Reembolso por incumplimiento del nivel de servicio (SLA)

Si el Servicio no alcanza el nivel de disponibilidad comprometido en el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), el Cliente tendrá derecho a los créditos de servicio allí establecidos. Estos créditos se aplican preferentemente como descuento en la siguiente renovación, salvo que la ley o el acuerdo dispongan un reembolso en dinero.

7. Procedimiento para solicitar un reembolso

1. Enviar la solicitud a billartools@gmail.com desde el correo registrado.
2. Indicar: nombre de la cuenta/empresa, NIT, fecha y comprobante del pago, y motivo.
3. El Proveedor acusará recibo y evaluará la solicitud.
4. Plazo de respuesta: hasta quince (15) días hábiles.
5. Plazo de pago del reembolso aprobado: hasta treinta (30) días calendario, contados desde la aprobación.

8. Forma del reembolso

Los reembolsos se realizan por el mismo medio de pago utilizado por el Cliente (transferencia bancaria a la cuenta de origen o a la que el Cliente indique y acredite como propia). El Proveedor podrá solicitar la certificación bancaria correspondiente para evitar fraudes.

9. Impuestos

Los reembolsos se calculan sobre el valor efectivamente pagado. Los ajustes de impuestos (IVA u otros) se realizarán conforme a la normativa tributaria vigente y a la nota crédito que corresponda emitir.

10. Contacto

• Correo de soporte / solicitudes: billartools@gmail.com
• Teléfono / WhatsApp: 3001770181
• Titular: Genos Billar Tools — NIT 1.067.949.287, Montería, Colombia

Esta Política no limita los derechos irrenunciables que la ley colombiana reconoce a los consumidores.

Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) — Genos Billar Tools

Última actualización: 01/07/2026 Versión: 1.0

Este Acuerdo de Procesamiento de Datos (en adelante, "DPA") forma parte integral de los Términos y Condiciones de Uso de Genos Billar Tools (el "Servicio") y regula el tratamiento de datos personales que Genos Billar Tools, NIT 1.067.949.287 (el "Proveedor" o "Encargado"), realiza por cuenta y bajo instrucciones del Cliente (el "Suscriptor" o "Responsable"), en el marco de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

1. Roles de las partes

1.1. El Suscriptor es el Responsable del tratamiento de los datos personales que carga o genera en la Plataforma sobre sus empleados y clientes finales (por ejemplo, personal, meseras, jugadores, cuentas de barra).

1.2. El Proveedor actúa como Encargado del tratamiento: trata dichos datos únicamente para prestar el Servicio y conforme a las instrucciones documentadas del Responsable.

1.3. Este DPA no aplica a los datos respecto de los cuales el Proveedor es Responsable (datos de la cuenta y facturación del Suscriptor), los cuales se rigen por la Política de Privacidad.

2. Objeto y alcance del tratamiento

El Suscriptor se obliga a no cargar datos sensibles en la Plataforma.

3. Obligaciones del Proveedor (Encargado)

El Proveedor se compromete a:

1. Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Responsable, salvo obligación legal en contrario.
2. Garantizar la confidencialidad de los datos y que su personal autorizado esté obligado a la misma.
3. Aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas de seguridad (ver cláusula 6).
4. No usar los datos para finalidades propias ni distintas a la prestación del Servicio.
5. Asistir al Responsable, en la medida de lo posible, para responder a las solicitudes de los titulares (acceso, actualización, rectificación, supresión, revocación).
6. Asistir al Responsable en el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad y de notificación de incidentes.
7. Suprimir o devolver los datos al finalizar la prestación, conforme a la cláusula 8.
8. Poner a disposición del Responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este DPA.
9. No transferir los datos a terceros salvo lo previsto en la cláusula 5.

4. Obligaciones del Suscriptor (Responsable)

El Suscriptor se compromete a:

1. Obtener la autorización previa, expresa e informada de los titulares de los datos que registre en la Plataforma.
2. Contar con una política de tratamiento de la información y atender sus obligaciones como Responsable.
3. Impartir instrucciones lícitas al Proveedor.
4. Garantizar que los datos cargados sean veraces, actualizados y no incluyan datos sensibles ni de menores no autorizados.
5. Gestionar adecuadamente los roles y accesos de sus Usuarios.

5. Subencargados

5.1. El Suscriptor autoriza al Proveedor a contratar subencargados (proveedores tecnológicos) para prestar el Servicio, siempre que estos asuman obligaciones de protección equivalentes a las de este DPA.

5.2. Categorías de subencargados utilizados actualmente:

5.3. El Proveedor informará al Responsable con al menos quince (15) días de anticipación cualquier alta o cambio de subencargado que trate datos personales, permitiéndole objetar por motivos razonables de protección de datos.

6. Medidas de seguridad

El Proveedor aplica, como mínimo:

• Cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS.
• Almacenamiento de contraseñas con funciones de hash.
• Autenticación con token en memoria y refresh token en cookie httpOnly; OTP para recuperación de contraseña.
• Control de acceso por roles y principio de mínimo privilegio.
• Registros de auditoría de operaciones sensibles.
• Copias de seguridad periódicas y controles de acceso a la infraestructura.
• Segregación lógica de los datos por cliente (multi-tenant).

7. Incidentes de seguridad

7.1. En caso de un incidente que afecte la seguridad de los datos personales, el Proveedor notificará al Responsable sin dilación indebida y, a más tardar, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su conocimiento efectivo.

7.2. La notificación incluirá, en la medida de lo disponible: naturaleza del incidente, datos y titulares afectados, posibles consecuencias y medidas adoptadas o propuestas.

7.3. El Responsable es quien decide y ejecuta la notificación a los titulares y a la SIC cuando corresponda, con la colaboración del Proveedor.

8. Devolución y supresión de los datos

8.1. Al terminar la prestación del Servicio, el Responsable dispondrá de un período de gracia de treinta (30) días calendario para exportar o solicitar la devolución de los datos.

8.2. Vencido dicho plazo, el Proveedor procederá a suprimir de forma segura los datos personales tratados por cuenta del Responsable, salvo aquellos que deba conservar por obligación legal, en cuyo caso permanecerán bloqueados hasta el fin del plazo legal.

9. Transferencias internacionales

Si la prestación del Servicio implica el tratamiento de datos en servidores ubicados fuera de Colombia, el Proveedor adoptará las garantías exigidas por la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para las transferencias y transmisiones internacionales de datos.

10. Auditoría

El Responsable podrá solicitar, con una antelación razonable (mínimo quince (15) días) y máximo una vez al año (salvo requerimiento de autoridad o incidente), información y evidencias razonables que acrediten el cumplimiento de este DPA, respetando la confidencialidad y la seguridad de los demás clientes.

11. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales en materia de protección de datos. Las limitaciones de responsabilidad pactadas en los Términos y Condiciones aplican también a este DPA, sin perjuicio de las sanciones que la autoridad pueda imponer a cada parte según su rol.

12. Vigencia y prevalencia

Este DPA rige mientras el Proveedor trate datos personales por cuenta del Responsable. En caso de conflicto con los Términos y Condiciones respecto del tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable, prevalecerá este DPA.

13. Contacto

• Encargado (Proveedor): Genos Billar Tools — NIT 1.067.949.287
• Correo de protección de datos: billartools@gmail.com
• Domicilio: KR 3cw #21-31, Montería, Colombia

Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) — Genos Billar Tools

Última actualización: 01/07/2026 Versión: 1.0

Este Acuerdo de Nivel de Servicio (en adelante, "SLA") establece los compromisos de disponibilidad, soporte y tiempos de respuesta de la plataforma Genos Billar Tools (el "Servicio"), prestado por Genos Billar Tools, NIT 1.067.949.287 (el "Proveedor").

Este SLA complementa los Términos y Condiciones de Uso y aplica a los Clientes con suscripción activa, con compromisos reforzados para los Planes empresariales.

1. Compromiso de disponibilidad

El Proveedor se compromete a mantener el Servicio disponible según el siguiente objetivo mensual, de acuerdo con el Plan contratado:

Cálculo de la disponibilidad:

Disponibilidad (%) = ((Minutos totales del mes − Minutos de inactividad) / Minutos totales del mes) × 100

Se considera "inactividad" (downtime) el período en que el Servicio esté totalmente inaccesible por causas imputables al Proveedor.

2. Exclusiones

No se computan como inactividad, ni generan créditos, las interrupciones causadas por:

1. Mantenimientos programados notificados con al menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación (ver cláusula 3).
2. Fuerza mayor o caso fortuito (desastres naturales, fallas eléctricas o de telecomunicaciones ajenas al Proveedor, ataques masivos, etc.).
3. Fallas de la conexión a internet, equipos o software del Cliente.
4. Uso del Servicio en contra de los Términos y Condiciones o de la documentación.
5. Suspensiones por mora en el pago o por incumplimiento del Cliente.
6. Fallas de servicios de terceros ajenos al control razonable del Proveedor.

3. Mantenimiento programado

3.1. El Proveedor podrá realizar mantenimientos para actualizar o mejorar el Servicio.

3.2. Los mantenimientos programados se notificarán con al menos 48 horas de anticipación y se procurará realizarlos en horarios de baja actividad (por ejemplo, madrugada).

3.3. En caso de mantenimientos de emergencia por motivos de seguridad, el Proveedor notificará tan pronto como sea posible.

4. Soporte técnico

4.1. Canales de soporte

• Correo: billartools@gmail.com
• Teléfono / WhatsApp: 3001770181
• Horario de atención: lunes a sábado, 8:00 a.m. – 8:00 p.m. (hora Colombia)

4.2. Clasificación de incidentes y tiempos de respuesta

El tiempo de respuesta es el plazo máximo para el primer acuse y diagnóstico, no el tiempo de solución total.

4.3. Objetivos de resolución

El Proveedor empleará esfuerzos comercialmente razonables para resolver los incidentes en el menor tiempo posible según su severidad. Los tiempos de resolución dependen de la complejidad y no constituyen una garantía de plazo fijo.

5. Créditos de servicio por incumplimiento

Si la disponibilidad mensual real cae por debajo del compromiso del Plan (cláusula 1), el Cliente tendrá derecho a un crédito de servicio aplicable a la siguiente renovación:

Reglas de los créditos:

1. El crédito se calcula sobre el valor prorrateado mensual del Plan.
2. Para planes semestrales o anuales, el crédito se calcula sobre el equivalente mensual.
3. Los créditos son la única compensación por incumplimiento de disponibilidad, salvo los derechos irrenunciables del consumidor.
4. El crédito máximo acumulable en un mes no excederá el 50% del valor mensual.
5. Los créditos no son canjeables por dinero, salvo terminación del contrato por causa imputable al Proveedor.

5.1. Cómo reclamar un crédito

El Cliente debe solicitar el crédito por escrito a billartools@gmail.com dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al mes en que ocurrió la indisponibilidad, indicando fechas y horas aproximadas de la afectación. El Proveedor validará contra sus registros de monitoreo.

6. Monitoreo y reportes

El Proveedor monitorea la disponibilidad del Servicio. A solicitud de los Clientes de Planes empresariales, podrá entregar un reporte de disponibilidad del período consultado.

7. Copias de seguridad y recuperación

7.1. El Proveedor realiza copias de seguridad periódicas de los datos del Servicio.

7.2. Objetivos orientativos de recuperación ante incidentes mayores (aplicables especialmente a Planes empresariales):

• RPO (punto de recuperación): hasta 24 horas de pérdida máxima de datos.
• RTO (tiempo de recuperación): restablecimiento en hasta 8 horas.

8. Vigencia y modificaciones

Este SLA rige desde el 01/07/2026. El Proveedor podrá actualizarlo notificando con al menos quince (15) días de anticipación. Los cambios que reduzcan los compromisos no afectarán negativamente un período ya pagado.

9. Contacto

• Proveedor: Genos Billar Tools — NIT 1.067.949.287
• Soporte: billartools@gmail.com · 3001770181
• Domicilio: KR 3cw #21-31, Montería, Colombia

Aviso de Propiedad Intelectual — Genos Billar Tools

Última actualización: 01/07/2026 Versión: 1.0

Este Aviso de Propiedad Intelectual describe los derechos sobre el software, las marcas y los contenidos de la plataforma Genos Billar Tools (el "Servicio"), titularidad de Genos Billar Tools, NIT 1.067.949.287 (el "Proveedor"). Forma parte integral de los Términos y Condiciones de Uso.

Se expide conforme a la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993, la Ley 1915 de 2018 (derechos de autor y software) y la Decisión Andina 486 de 2000 y Ley 1343/2009 (propiedad industrial y marcas) de Colombia.

1. Titularidad del software

1.1. El Servicio Genos Billar Tools, incluyendo su código fuente y objeto, arquitectura, bases de datos, algoritmos, interfaces de usuario, diseños, estructura, documentación técnica y toda mejora o actualización, es de propiedad exclusiva del Proveedor o de sus licenciantes.

1.2. El software está protegido por las leyes de derechos de autor aplicables al software. Ningún derecho de propiedad se transfiere al Cliente por el uso del Servicio.

1.3. El Proveedor se reserva todos los derechos no concedidos expresamente en los Términos y Condiciones o en este Aviso.

2. Licencia de uso concedida al Cliente

2.1. Durante la vigencia de una suscripción activa, el Proveedor concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para acceder y usar el Servicio con el único fin de gestionar la operación de su(s) billar(es).

2.2. Esta licencia no concede la propiedad del software ni derecho alguno sobre el código fuente.

2.3. La licencia termina automáticamente al finalizar o cancelarse la suscripción.

3. Restricciones de uso

Salvo autorización escrita del Proveedor o disposición legal imperativa en contrario, el Cliente y sus Usuarios no podrán:

1. Copiar, reproducir o duplicar el software o cualquiera de sus componentes.
2. Modificar, adaptar, traducir o crear obras derivadas del Servicio.
3. Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, ni intentar obtener su código fuente.
4. Revender, sublicenciar, arrendar, prestar o distribuir el Servicio a terceros.
5. Usar el Servicio para desarrollar un producto o servicio competidor.
6. Eliminar o alterar avisos de derechos de autor, marcas o cualquier señal de titularidad.
7. Acceder al Servicio mediante medios automatizados no autorizados o para extraer su estructura o datos con fines de replicación.
8. Usar el Servicio en violación de las leyes aplicables o de estos documentos.

El incumplimiento de estas restricciones constituye una infracción a los derechos de propiedad intelectual del Proveedor y faculta la suspensión o cierre inmediato de la cuenta, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

4. Marcas

4.1. "Genos Billar Tools", "Billar Tools", los logotipos, nombres comerciales, lemas y demás signos distintivos del Servicio son marcas del Proveedor, estén o no registradas.

4.2. Queda prohibido el uso de dichas marcas sin autorización previa y escrita del Proveedor, incluyendo su uso en dominios, redes sociales, publicidad o para sugerir un patrocinio o afiliación inexistente.

4.3. Las demás marcas, nombres o logotipos de terceros que puedan aparecer en el Servicio pertenecen a sus respectivos titulares.

5. Contenido del Cliente

5.1. Los datos y contenidos que el Cliente carga o genera en la Plataforma (información de mesas, ventas, inventario, personal, reportes, etc.) son y seguirán siendo de propiedad del Cliente.

5.2. El Cliente concede al Proveedor una licencia limitada para alojar, procesar, respaldar y mostrar dicho contenido con el único fin de prestar el Servicio y conforme a la Política de Privacidad y al DPA.

5.3. El Cliente declara que cuenta con los derechos y autorizaciones necesarios sobre el contenido que carga y mantiene indemne al Proveedor frente a reclamaciones de terceros por este concepto.

6. Retroalimentación (feedback)

Si el Cliente envía sugerencias, ideas o mejoras sobre el Servicio, otorga al Proveedor el derecho de usarlas e incorporarlas libremente y sin contraprestación, sin que ello genere obligación ni derecho de propiedad a favor del Cliente sobre el Servicio resultante.

7. Software y componentes de terceros

El Servicio puede incorporar componentes de software de terceros o de código abierto, sujetos a sus propias licencias. Dichas licencias prevalecen respecto de esos componentes específicos. El uso del Servicio por parte del Cliente no le confiere derechos sobre tales componentes más allá de lo que sus licencias permitan.

8. Notificación de infracciones

Si consideras que algún contenido del Servicio infringe derechos de propiedad intelectual, notifícalo a billartools@gmail.com indicando: (a) identificación del derecho presuntamente infringido; (b) descripción y ubicación del contenido; (c) tus datos de contacto; y (d) una declaración de buena fe. El Proveedor evaluará y actuará conforme a la ley.

9. Consecuencias del incumplimiento

La infracción de este Aviso podrá dar lugar a: (a) suspensión o cierre de la cuenta; (b) reclamación de los perjuicios causados; y (c) las acciones civiles y penales previstas en la legislación colombiana sobre derechos de autor y propiedad industrial.

10. Contacto

• Titular de los derechos: Genos Billar Tools — NIT 1.067.949.287
• Correo: billartools@gmail.com
• Domicilio: KR 3cw #21-31, Montería, Colombia
• Sitio web: https://genosbillartools.pages.dev/

© 2026 Genos Billar Tools. Todos los derechos reservados. "Genos Billar Tools" es una marca de Genos Billar Tools.